Puntos clave
- Los problemas de calidad de datos en UAT suelen ser la verdadera razón por la que se repite un ciclo de pruebas, incluso cuando la lista de defectos parece un problema de flujo de trabajo.
- La falta de precios y los códigos de artículo que no coinciden son las señales de problemas más visibles, y suelen aparecer durante las pruebas.
- Los equipos que sigan preguntándose “¿por qué las pruebas de ERP siguen estancándose?” suelen estar ante un problema de datos y no de flujo de trabajo.
- Un enfoque estructurado para la limpieza de datos de ERP antes de la puesta en marcha restablece la confianza en la fecha de puesta en marcha más rápido que otra ronda de casos de prueba guionados.
Las pruebas de aceptación del usuario (UAT, por sus siglas en inglés) son el último punto de control antes de que un sistema ERP entre en producción: la etapa en la que las personas que usarán el software confirman que puede manejar transacciones reales. Desafortunadamente, los problemas de datos suelen estancar el proceso, lo que obliga a una limpieza de datos de ERP de último momento antes de la puesta en marcha.
Hoy exploramos los problemas de calidad de datos en UAT y por qué tantos ciclos de prueba se estancan por los datos y no por el diseño.
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Qué revelan los problemas de calidad de datos en UAT sobre la preparación para la puesta en marcha
Las pruebas de aceptación del usuario son una verificación del diseño del flujo de trabajo, pero solo cumplen bien esa función cuando los registros que las sustentan son sólidos.
El problema comienza cuando un evaluador abre un registro real de producto para procesar una transacción y encuentra un campo de precio que nunca se completó en el sistema legado. A veces, un registro conserva un código de artículo que fue renumerado durante un cambio de software anterior y nunca se reconcilió.
Independientemente del tipo de problema de datos, la clave para prevenirlo es trabajar con un socio de consultoría ERP que priorice la preparación de los datos durante la selección y la implementación.
Perspectiva experta
Nuestro equipo de implementación de ERP ha comprobado que las organizaciones que asignan un responsable de datos designado antes de que comience la configuración resuelven los defectos de UAT en aproximadamente la mitad de los ciclos que necesitan aquellas que esperan a que las pruebas los revelen.
¿Por qué las pruebas de ERP suelen estancarse?
Los equipos de proyecto suelen describir el mismo patrón. Se programa un ciclo de pruebas y, una semana después, llega una lista de defectos. El equipo dedica esa semana a corregirlos, y el siguiente ciclo produce una nueva lista de defectos que no se parece en nada a la primera. Ese patrón es la señal más clara de que el problema de fondo son los datos y no el diseño.
Cuatro problemas suelen explicar la mayor parte del retraso:
- Precios faltantes o de marcador de posición: los artículos legados que rara vez se vendían o que se fijaban manualmente en el punto de venta suelen no tener un campo de precio completado en el sistema de origen, por lo que el nuevo ERP no tiene nada que migrar.
- Códigos de artículo y proveedor que no coinciden: los esquemas de numeración que se reconciliaban manualmente durante años en el sistema anterior fallan en el momento en que una orden de compra o una factura intenta hacerlos coincidir automáticamente.
- Registros legados no editables: los permisos heredados del sistema anterior impiden que las mismas personas que podrían corregir un registro logren abrirlo.
- Sin un responsable designado para la corrección: se registra un defecto, pero nadie en el proyecto tiene autoridad explícita para corregir los datos maestros, por lo que queda pendiente hasta que el siguiente ciclo de pruebas lo vuelve a exponer.
Por ejemplo, una empresa farmacéutica que evalúa si su nuevo sistema puede procesar una orden de compra habitual podría descubrir que un tercio de sus registros de artículos activos no tiene un precio vigente. Al mismo tiempo, varios códigos de proveedor podrían haber sido renumerados desde que el sistema legado entró en producción. Juntos, estos problemas podrían estancar la puesta en marcha durante varias semanas.
Este patrón aparece con tanta frecuencia en las implementaciones de ERP y en los despliegues de software de gestión de la cadena de suministro que hemos documentado soluciones prácticas aquí: consejos para la migración y depuración de datos de ERP.
El costo empresarial de las pruebas estancadas y una fecha de puesta en marcha que se retrasa
Gartner ha estimado que la mala calidad de los datos le cuesta a la organización promedio $12.9 millones al año, y la puesta en marcha de un ERP es el momento en que ese costo se concentra en un único ciclo de pruebas, altamente visible.
Los ejecutivos exigen cada vez más visibilidad sobre cuántos registros todavía necesitan atención antes de aprobar esa fecha. Esa pérdida de confianza suele ser más perjudicial que el propio retraso. Un comité directivo que deja de confiar en el cronograma comienza a agregar puntos de revisión que ralentizan todas las fases siguientes.
Muchas organizaciones responden contratando a un consultor ERP externo para evaluar la preparación de los datos una vez que las pruebas se han estancado más de una vez, ya que el equipo interno que construyó los scripts de migración rara vez está en condiciones de auditar objetivamente su propio trabajo. Cuanto antes se realice esa evaluación externa, menor suele ser el impacto en el cronograma.
Limpieza de datos de ERP antes de la puesta en marcha: una secuencia práctica
Resolver los problemas de calidad de datos en UAT antes de que lleguen a un guion de prueba es más rápido y menos disruptivo que corregirlos a mitad de ciclo. La secuencia siguiente asume un proyecto que todavía no ha llegado a la etapa de UAT.
1. Auditar los datos maestros antes de que comience la configuración
Extraiga un conjunto completo de registros de datos maestros antes de que comience la configuración y señale todo registro al que le falte un campo obligatorio, como el precio o la unidad de medida. Esta auditoría pertenece al acta del proyecto y no a una fase que arranca después de que las pruebas ya se han estancado.
2. Asignar un responsable de datos designado para cada tipo de objeto
Designe un único responsable para cada tipo de objeto de datos maestros, alguien que pueda corregir los registros directamente dentro del sistema legado mientras aún se pueda editar. Esperar hasta que se restrinja el acceso al sistema legado elimina la única ventana en la que algunos de estos registros todavía pueden corregirse en el origen.
3. Ejecutar un ciclo simulado de UAT con registros reales
Antes del ciclo de pruebas programado, ejecute un breve ciclo simulado utilizando una muestra de registros reales de producción en lugar de datos de demostración depurados. Esto permite detectar defectos de datos en un cronograma de bajo riesgo, en lugar del que está observando la dirección.
4. Incorporar un margen de corrección en el cronograma del proyecto
Trate la limpieza de datos como una partida propia, con su propia estimación de duración, en lugar de incluirla dentro del tiempo general de configuración. Un proyecto que ha presupuestado tiempo para este trabajo rara vez necesita renegociar la fecha de puesta en marcha cuando llega una primera lista de defectos extensa.
Más información sobre la limpieza de datos de ERP
Un UAT estancado suele ser una señal de que los datos maestros nunca se auditaron con el mismo rigor que el diseño del flujo de trabajo que los rodea. Cerrar esa brecha antes de que comiencen las pruebas protege tanto la fecha de puesta en marcha como la confianza de todos los que la están observando.
El equipo de servicios de implementación de ERP de Panorama incorpora la preparación de los datos en el cronograma del proyecto desde el primer día, en lugar de tratarla como una sorpresa en la fase de pruebas. Contáctenos a continuación para más información.
Preguntas frecuentes sobre los problemas de calidad de datos en UAT
¿Por qué las pruebas de ERP a veces se estancan incluso después de que el equipo del proyecto corrige cada defecto?
Porque la mayoría de las correcciones abordan un registro a la vez, en lugar de la auditoría de datos maestros que detectaría el patrón detrás de ellos. Cada ciclo de pruebas encuentra un nuevo ejemplo del mismo problema de fondo, por lo que la lista de defectos nunca se reduce realmente hasta que los datos se revisan como un conjunto.
¿Cuáles son los problemas de calidad de datos en UAT más comunes que enfrentan los equipos?
Los problemas más frecuentes son los precios faltantes o de marcador de posición en los artículos legados, junto con los códigos de artículo que no coinciden entre el sistema anterior y el nuevo. Los registros legados no editables agregan una tercera capa, ya que los permisos del sistema anterior a menudo impiden que los evaluadores corrijan lo que encuentran en tiempo real.
¿En qué se diferencia la limpieza de datos de ERP antes de la puesta en marcha de la migración de datos?
La migración de datos traslada registros de un sistema a otro. La limpieza de datos de ERP antes de la puesta en marcha es la revisión que ocurre primero, y que confirma que esos registros son lo bastante completos y precisos para migrarse correctamente, en lugar de simplemente trasladar los errores existentes a un nuevo entorno.
¿Cuándo debería comenzar la limpieza de datos en relación con el UAT?
Idealmente, antes de que comience la configuración, y no durante el primer ciclo de pruebas. Las organizaciones que esperan a que el UAT revele los problemas de datos pierden la opción de corregir muchos registros en el origen, ya que el acceso al sistema legado suele restringirse una vez que el nuevo sistema entra en producción.
¿Qué sucede si se anula un ciclo de UAT estancado y la fecha de puesta en marcha se mantiene de todos modos?
Los registros sin resolver vuelven a aparecer durante el hypercare, a menudo en un momento en que el equipo operativo ya está gestionando la tensión de una transición en vivo, lo que convierte una corrección propia de la fase de pruebas en una emergencia de soporte en producción.
